【Gmail活用法】メール効率を120%向上させる方法
【Gmail活用法】メール効率を120%向上させる方法
「気付いたらメールチェックに追われている…。」
ビジネスでメールを使う人であれば一度は経験があるのではないでしょうか。
ビジネスマンにとって必要不可欠なメールですが
絶え間なく送られてくるメールの管理に頭を悩ませがちの人も多いはずです。
明日から誰でも簡単にできるメールの効率化方法をお教えいたします。
※2018年5月から大幅にアップデートしたGmailでの設定方法になっています。
旧Gmailの設定方法とは若干仕様が異なりますのでご了承ください。
メール効率化が必要なわけ
情報整理が仕事がデキる人間に変える
仕事がデキる人は情報整理力に長けています。
常に情報を整理しどのように動くべきかを予測しながら仕事をしています。
つまり情報を管理し、整理をすることはデキるビジネスマンの大前提スキルの1つなのです。
メールは情報共有の大切なツールであり、メールの情報を整理することは情報整理スキルに直結します。
メールの抜け漏れがあれば、的確に今の状況を把握することができません。
つまりは、今自分がどういった動きをとるべきかがわからなくなってしまいます。
また「大事なプロジェクトの重要なメールを見落としていた・・・！」
なんてことになったら会社の信用問題にもなりかねません。
無駄な時間を費やさずに情報を整理するためには、
メール効率化が非常に重要な役割を果たしてくれるのです。
メールは1番効率化しやすい。
メール効率化は、業務に非常に影響が大きい＆誰でも明日からすぐに実践できます。
エクセル活用法やタスク管理方法などなど業務効率化の方法は様々です。
しかし資料作成やエクセルは、大前提「効率化できるくらいのエクセルスキル」が
そもそも備わっていないといけませんし、
会議の効率化は周りの人を巻き込んで効率化を行わなければなりません。
実は、業務効率化は周りの協力や自分のスキルをアップさせることが
必要になることが意外に多いのです。
なのでまずは自分の中ですぐにできるメール効率化から取り掛かりましょう。
平均仕事中1/5の時間をメールに費やしている？！
ビジネスメール実態調査2016調査によると、
ビジネスマンのメールに費やす時間は平均80分になるそうです。
私の会社の場合、メール文化が浸透しているということもあり、
一般の企業よりもメールでのコミュニケーションが多いかもしれません。
毎日70～100件以上のメールが届き、約1/3のメールに返信をしなければなりません。
1通あたり、読む時間を1分返信する時間を3分としてもトータルで4分かかります。
単純計算をすると4分×20件＝80分、メールチェックに60分＝140分
7.5時間の業務のうち、2時間以上メール対応で追われてしまいます。
しかし他にも資料作成があったり打ち合わせがあったりと
メールばかりに時間を割いていられません。
そこで以下のことを徹底し、業務効率化をはかっています。
・受信ボックスをみない。
・メールチェックに優先順位をつける。
・定型文はフォーマット化する。
具体的な活用方法について以下から説明していきます。
メール効率化のためのGmail活用方法
受信BOXは使わない
メール効率化の基本は、受信ボックスを使わないことです。
受信ボックスでメールを管理すると、どのようなメールが来たのかが一目で判別できず
メールの緊急性が可視化できません。
受信トレイではなく、フォルダ別（Gmailではラベル別）に分けて
すぐにどのようなメールがきているかがわかるように整理をしましょう。
フォルダとラベルでメールの優先度を可視化する
上記で受信ボックスを使わないことについて説明しましたが、
そのためにフィルタとラベルを活用しましょう。
仕組みとしては、こんな感じです。
フィルタとは：
「一定の条件に基づいてデータなどを選別する」ための設定です。
届いたメールを瞬時にフィルタに通し、設定した条件通りにメールを自動で処理をしてくれます。
ラベルとは
Gmail独自の機能ですが、ここではフォルダと同義として扱います。
今回は「自分に宛てにきたToメール」をラベル・フィルタ分けしていきます。
ラベルを設定する
①オプションボタン
から「設定」をクリックします。 
②「設定画面」→「ラベル」を選択し、「新しいラベルを作成」をクリックします。
ラベル名を入力し、「作成」でラベル作成は完了です。
フィルタを設定する
ラベルの作成が終わったらフィルタを作成しましょう。
①オプションボタンから「設定」をクリックします。
②「設定画面」→「フィルタとブロック中のアドレス」を選択し、「新しいフィルタを作成」をクリックし保存します。
③フィルタ条件を設定する。
設定したい条件を入力し、「フィルタを作成」をクリック。
④③までの手順を行うと、検索条件の設定に移ります。
「ラベルを付ける」→「ラベルを選択」→選択したいラベルをクリックします。
ここで作成したフィルタにラベルをつけることでラベル分け（フォルダ分け）をします。
基本ラベルを付けたメールは、作成したラベルだけに受信されるように
「受信トレイをスキップ」にチェックをしましょう。
これでラベル分けは完了です。
自分に必要はないメールは自動既読にする
企業からのリリース情報や勤怠メールなど、迷惑メールではないが特にチェックしなくてもいいメールが届くと思います。
それらのメールを受信トレイに未読のままためることもできますが、
未読メールの数が何百件とたまると見栄えが悪くなります。
なので、「特にチェックする必要性がないメール」はGmailのアーカイブ機能を使って
自動既読に設定しましょう。
最初の手順はフィルタを作成するときと一緒です。
フィルタ条件を設定する際に、「既読にする」にチェックを入れば完了です。
定型文FMTを作り無駄なコピペを回避する
議事録メールや、打ち合わせアジェンダメールなど
ほとんど形式の変わらないメールを作成することがあると思います。
それを毎回一から作るのは非常に非効率です。
それらはすべてGmailの「返信定型文」機能を使い、フォーマット化しましょう。
まずは返信定型文を有効にするところから始めます。
①オプションボタンから「設定」をクリックします。
②「設定画面」→「詳細設定」を選択し、返信定型文（テンプレート）を有効にします。
一番下へスクロールすると「保存する」ボタンがあるので、保存をします。
③返信用定型文を有効にしたら、Gmailの画面左上の｢作成｣をクリックし、新規メッセージ（メール作成画面）を立ちあげます。
定型文にしたい文章を入力します。
この時会社名や日付などは使い回しをしない部分は記号に置き換えるなどしておきましょう。
定型文を入力し終えたら、
から「返信定型文」→「返信定型文作成」をクリックし定型文を保存完了です。
④実際に入力する。
Gmailの画面左上の｢作成｣をクリックし、新規メッセージ（メール作成画面）を立ちあげます。
から「返信定型文」→自分の保存した定型文をクリックすると本文欄に定型文が入力されます。
最後に
いかがでしょうか。
上の3つの設定を行うだけでメール効率は非常に高まります。
「自分には才能がないから人の二倍働かなくては。。。」
「いつも自分ばかり残業している。」と悩んでいる方のほとんどは
たいていの場合業務効率に問題があります。
まずはどこに時間を費やしているのかを見つけ、
その時間を短縮する方法を考えることが業務効率化のための一番の方法です。
あくまでメール効率化は1つの手段ですので、いくらでも効率化できる部分は沢山あります。
「どこを改善すればいいかわからない！」という方はぜひ以下の本を読んでみてください。
実務におとして実践できる内容が沢山事細かく解説付きで説明されているので
業務効率化を向上させたいと思う方は一度読んでみてください。
ご精読ありがとうございました。
